Hoe werkt een incassoprocedure?

Op het moment dat een schuld niet op het afgesproken tijdstip wordt terugbetaald of de afgesproken vergoeding voor het ter beschikking stellen van het geld (rente) niet op tijd wordt betaald, zal de schuldeiser de schuldenaar (persoon die de schuld heeft) op straffe van maatregelen verzoeken aan zijn verplichtingen te voldoen. Een schuldeiser of zijn incassobureau zal in eerste instantie een aanmaning versturen en het openstaande bedrag opeisbaar stellen. Dit betekent dat het bedrag per ommegaande (meestal binnen 5 werkdagen) betaald moet worden anders zullen er incassomaatregelen volgen. Dit noemen ze een ‘ingebrekestelling’. Zo’n ‘ingebrekestelling’ is niet nodig als je bij de koop akkoord bent gegaan met een betalingstermijn. In dat geval bent je bij te laat betalen automatisch in verzuim en kan het bedrijf vanaf de eerste dag na het verstrijken van de betalingstermijn wettelijke rente in rekening brengen (zie voor wettelijke rente verderop). De incassomaatregelen zijn vaak in de overeenkomst bij het aangaan van de schuld bekend gemaakt of opgenomen in de verkoop- of leningvoorwaarden.




Ten eerste mag een schuldeiser of zijn incassobureau incassokosten berekenen. In de wet staat niet geschreven hoeveel kosten ze mogen berekenen. Wel moeten incassokosten altijd ‘redelijk’ zijn. Ook mogen er alleen kosten in rekening worden gebracht die écht gemaakt zijn. Bedrijven kunnen een vast bedrag aan incassokosten berekenen, of een percentage van de hoofdsom (dat is het oorspronkelijke aankoopbedrag). Als regel wordt vaak een maximum van 15% van de hoofdsom aangehouden als ‘redelijke’ incassokosten bij vorderingen tot € 5000,-.

Ten tweede mogen de incassokosten vermeerderd worden met de wettelijke rente. Al staat er niets in de wet over de hoogte van incassokosten, er is wel een norm voor. Bij invorderingsprocedures gebruiken kantonrechters een tabel met vaste bedragen om te bepalen hoeveel incassokosten de schuldeiser maximaal mag berekenen. De wettelijke rente is in feite een vergoeding die je betaalt aan het bedrijf omdat je te laat betaalt. Op dit moment is de hoogte van de wettelijke rente 6%. Naarmate je langer verzuimt je betalingsverplichtingen na te komen, worden de incassomaatregelen zwaarder: de schuldeiser kan een incassobureau of deurwaarder inschakelen om de vordering geïnd te krijgen. Ook dat brengt extra kosten met zich mee, die contractueel en wettelijk kunnen worden verhaald op de schuldenaar.

Een incassobureau heeft niet meer bevoegdheden als een schuldeiser. Hij heeft dus niet meer wettelijke mogelijkheden om schuldenaren tot betaling te dwingen dan een schuldeiser. Wel is een incassobureau gespecialiseerd in het incasseren van openstaande rekeningen, vandaar dat een schuldeiser dit vaak overdraagt aan een incassobureau.

Het kan voorkomen dat een bedrijf een incassoprocedure begint, terwijl je nooit iets besteld hebt of je al betaald hebt. Dan kun je het beste een aangetekende brief sturen naar het incassobureau en een kopie van deze brief aan de leverancier verstrekken. Leg in deze brief duidelijk uit wat er volgens jou aan de hand is. Bewaar kopieën van deze brieven samen met de verzendbewijzen. Mocht de zaak toch voorkomen bij een rechter, dan kun je daarmee de rechter proberen te overtuigen van je gelijk. De kans bestaat dan dat de vordering wordt afgewezen.